В Directum RX не прекращают активно развивать возможности веб-клиента, управление документами и делопроизводством, а также поддерживать изменения в законодательстве РФ для юридического обмена с контрагентами. Благодаря новинкам Directum RX работать в системе стало ещё проще и комфортнее. Подробности в статье.

Комфортная работа в веб-клиенте

Новинка версии 4.4 будут полезны всем пользователям Directum RX: от рядовых сотрудников до топ-менеджеров компании.

Возможность скрытия версий документа

Во время согласования документа, изменения принято вносить в новую версию, из-за чего промежуточные версии могут содержать нерелевантные данные. Чтобы у сотрудников отсутствовал доступ к версиям, содержащим неточные или лишние данные, в системе Directum RX добавили возможность скрыть промежуточные версии документов.

Чтобы скрыть версию нажмите на новый значок . После нажатия на значок он поменяет свой вид на, а версия документа, примечание и иные данные изменят цвет на светло-серый. Чтобы вернуть видимость версии, надо повторно нажать на значок .

Действия с большим количеством записей в списке

Раньше при работе со списками одним щелчком мыши можно было выделить не более 100 записей. А для выполнения действий, связанных с большим количеством записей, сотрудники разделяли их и выделяли в несколько этапов. Например, чтобы скопировать записи в другую папку, их приходилось копировать по частям.

Теперь в списке одновременно можно выделить любое количество записей. А ссылки на записи можно копировать, вставлять, удалять и перемещать с помощью метода Drag & Drop. Такая возможность сохраняется и в папке «Входящие». Можно выбрать все задания с уведомлениями и отметить их как прочитанные.

Кроме того, вы можете сразу выбрать любое количество записей в раскрывающихся списках полей для выбора значений. Например, такими списками заполняются поля «Виды документа» и «Подразделения» во время настройки шаблонов документов, правил согласования и регистрации.

Удаление до 100 системных объектов за раз

В новой версии 4.4 добавлена возможность одновременного удаления до 100 документов, записей каталогов или задач. Эта возможность будет особенно полезна, если в системе накопилось большое количество неправильно созданных документов. Для того, чтобы сотрудник мог удалить все выделенные объекты, у него должны быть права на их удаление. Например, для удаления повторяющейся записи из справочника на него требуются полные права.

Удобство работы с заданиями и задачами

В Directum RX версии 4.4 операции с заданиями и задачами улучшили следующим образом:

• Метка о важности задания или задачи в карточке объекта отображается так же, как и в списке — рядом с заголовком:
  
  
  
  
• У сотрудников по замещению появилась возможность отслеживать исходящие задачи. Исходящие задания и задачи будут распределены по папкам потока:
  
  
  

Развитие документооборота и делопроизводства

В каждой версии Directum RX мы стараемся добавлять новые возможности модулей делопроизводства и документооборота. В версии 4.4 были доработаны процессы согласования по регламенту, процессы ознакомления и рассмотрения и добавлена новая рассылка по электронной почте.

Согласование с замечаниями

Согласующие имеют возможность рецензирования документа, чтобы обратить внимание подписанта на их комментарии. Рассмотрим вариант когда задание на согласование договора приходит бухгалтеру. Бухгалтер не согласен с некоторыми условиями договора и делает соответствующие записи в тексте задания. Теперь бухгалтер может выполнить задание с результатом «Согласовать с замечаниями», чтобы подписывающий обратил внимание на комментарии и смог учесть мнение сотрудника и должным образом отреагировать на него.

После выполнения задания документ отправляется на следующий этап согласования и на него ставится согласующая подпись.

Отметка о поступлении входящего письма

Случается, что входящие документы после регистрации требуется передать на рассмотрение в письменной форме или по электронной почте. Это необходимо, чтобы сотрудники, не работающие в системе, убедились в том, что документ на самом деле поступил в организацию и был зарегистрирован. В новой версии Directum RX делопроизводители получили возможность преобразовать входящую корреспонденцию в формат PDF с отметкой о поступлении в организацию.

На первую страницу документа добавляется отметка о поступлении. Ее расположение можно настроить. Отметка хранит информацию о нашей организации, номере входящего письма и дате его регистрации.

Рассылка текущих заданий и задач

В организации важно поддерживать исполнительную дисциплину на высоком уровне. В новой версии этого помогает добиться оповещение сотрудников по электронной почте о новых и просроченных заданиях и задачах помогает этого добиться. Задания и задачи в тексте письма группируются по блокам:

Рассылка настраивается администратором индивидуально в карточке каждого сотрудника.

Возврат инициатору при рассмотрении документа

Бывают случаи, когда при рассмотрении входящего документа его необходимо вернуть инициатору. Допустим, сотрудник сделал скан бумажного документа, но по невнимательности пропустил несколько страниц и отправил его на рассмотрение руководителю. В версии Directum RX 4.4 получатель входящего письма может отправить его на доработку нажатием на новую кнопку «Вернуть инициатору»:

Инициатору поступает задание на доработку документа. Он его поправляет, добавляя новые вложения, а затем вновь отправляет на рассмотрение руководителю.

Новинки ознакомления

После того как руководитель утверждает документы, их принято передавать сотрудникам организации в информационных целях. В Directum RX 4.4 доступны новые функции, которые делают процесс ознакомления удобнее, а его конфигурацию более гибкой:

Новая папка потока. Теперь все задания на ознакомление находятся в одном месте в папке «На ознакомление», и сотруднику нет нужды тратить время на их поиск:

Удаление и добавление приложений. Случаются моменты, когда при отправке документа на ознакомление в область вложений могут попасть документы, которых там быть не должно. В новой версии можно легко удалить ссылку на приложение из контекстного меню, при этом связи между документами не будут затронуты. Одномоментно появилась возможность добавить приложение в задачу. В таком случае новый документ свяжется соответствующей ссылкой с основным.

Прекращение ознакомления для выбранных сотрудников. В компаниях документы часто отправляются внушительному списку сотрудников на ознакомление. Однако для части сотрудников документы могут быть неактуальны. В одном случае они находятся в отпуске, а в другом на продолжительном больничном. Теперь с помощью кнопки «Исключить из ознакомления» появилась возможность прекратить задание для одного или нескольких сотрудников:

Ознакомление по замещению. В версии RX 4.4 за сотрудника может выполнить задание любой другой сотрудник, который назначен его замещающим, а также руководитель замещаемого сотрудника. Чтобы включить эту возможность, администратору необходимо установить флажок «Разрешить ознакомление по замещению» в настройках модуля «Делопроизводство».

Уведомление по итогам ознакомления. Теперь инициатор задачи может выбрать что будет получено после завершения ознакомления: задание или уведомление.

Удобная работа с приложениями

В новой версии Directum RX доступны новые возможности, делающие работу с приложениями проще.

Удаление связи с ведущим документом

Во время массовых загрузок приложений сотрудники могут случайно поместить лишний или ненужный файл в систему. В новой версии сотрудники с правами на изменение могут удалить связи между ведущим документом и приложениями. Сами приложения при этом сохранятся в системе как устаревшие простые документы.

Смена типа у приложений

Входящая корреспонденция или договор обычно имеют большое количество сопроводительных документов в комплекте. Массовая загрузка приложений значительно экономит время, но в этом случае некоторые документы иногда регистрируются в системе с неправильным типом. Допустим, счет-фактура может быть загружена в виде приложения. Теперь в версии 4.4. имеется возможность легко менять тип приложения:

Добавление только актуальных приложений в задачи

Ранее, при запуске задач с типом «на согласование по регламенту», «выполнение поручений», а также «ознакомление» устаревшие приложения добавлялись в область вложений. Такие документы путали как согласующих, так и исполнителей. В обновлённой версии RX 4.4 в область вложений прикрепляются только действующие приложения и приложения, а также приложения, находящиеся в разработке.

Отправка документов по электронной почте

Directum RX постарался сделать обмен документами по электронной почте ещё удобнее. В новой версии адресатов можно выбрать сразу в окне отправки. В итоге сформированное письмо уже будет содержать адрес электронной почты.

Новинки для обмена с контрагентами

В версии Directum RX 4.4 были учтены новые требования в законодательстве Российской Федерации, а также учтены изменения работы в сервисах обмена.

Поддержка новых результатов приемки

Федеральная налоговая служба Российской Федерации обновила формат для официальных документов, утверждённых приказом ММВ-7-15/820@. Теперь в титуле покупателя разрешается указывать результат приёмки товара или оказания услуг со статусами: «Принято без разногласий», «Принято с разногласиями» и «Не принято».

В Directum RX добавлена поддержка новых результатов приема. Теперь их допустимо выбрать при заполнении ответного титула на поступивший от контрагента документ:

Кроме того, результаты приема могут быть заполнены в службе обмена. Уведомление будет отправлено в Directum RX лицу, ответственному за абонентский ящик.

И наоборот поддержка тоже работает. Если документ был отправлен в службу обмена со стороны нашей организации, и контрагент вернул его с новым результатом приёмки, ответ контрагента будет успешно загружен в систему Directum RX.

Отправка ответов на выбранные документы комплекта

Раньше ответ контрагенту отправлялся на весь комплект документов, полученных через службу обмена СБИС. В случае если какой-то из документов не был подписан, то ответ не отправлялся.

В новой версии можно подписывать документы, выбранные из комплекта, и отправлять ответы только на них. А если требуется отправить ответ по всему комплекту, просто выберите основной документ и в окне возврата укажите все приложения, связанные с документом.

И другие изменения

В новой версии можно повторно изменить тип неформализованных документов, поступающих через службу обмена. Допустим, если при обработке делопроизводитель случайно выбрал тип документа «Входящий счёт», а не «Акт выполненных работ». Для этого необходимо изменить тип документа на простой, а затем — на правильный. Еще одно новшество будет полезно для администраторов: теперь можно одновременно выбрать несколько сообщений в справочнике «Элементы очереди синхронизации сообщений», а затем прекратить или возобновить их обработку. Эта возможность пригодится когда сообщения от служб обмена массово загружаются с ошибками.