Система Directum HR Pro представляет собой конструктор, в котором каждая компания может собрать необходимые модули для решения наиболее востребованных задач в сфере кадров и HR.

Собирая конструктор из модулей и решений, вы выстраиваете свою собственную систему взаимодействия с сотрудниками:

Процессы: основное решение по организации кадрового документооборота между работодателем и работниками. Рассмотрим какие модули включает в себя решение версии 1.3:

Кадровый ЭДО: цифровизация кадрового документооборота. С помощью модуля можно не только подписывать кадровые документы в электронном виде , но и создавать и согласовывать заявления, поступающие от сотрудников.

Отпуска: автоматизация контроля над согласованием, изменением и планированием отпусков. Данный модуль выстраивает график отпусков всех сотрудников организации, что помогает точно спланировать работу отделов компании, чтобы не возникало ситуации, когда отдел может остаться без существенной части специалистов и потерять свою эффективность.

Личный кабинет: инструмент для доступа к кадровым процессам компании для сотрудников, не работающих в основной системе Directum RX. Доступ в личный кабинет осуществляется с компьютера или мобильного устройства. Таким образом вы можете обеспечить 100 % участие сотрудников в бизнес-процессах организации. Кроме того, к личному кабинету можно подключить дополнительные решения и процессы Directum RX.

Сервис облачного подписания: данная служба выдаёт усиленные неквалифицированные электронные подписи или УНЭП, которые используются для подписания документов облачной подписью. Документы, подписанные в личном кабинете такой подписью, будут юридически значимыми.

Коннектор к 1С: взаимодействие между системами Directum RX и 1С: ЗУП (зарплата и управление персоналом) в части синхронизации структуры организации, отправки документов между системами, контроля подписания каждого отправленного документа и т.д.

Командировки: с помощью модуля можно создать заявку на поездку, по одному клику подготовить комплект необходимых документов для подписи руководителем, а по окончании поездки быстро оформить авансовый отчёт, прикрепить подтверждающие документы и отправить его на согласование.

Компания сама вольна выбирать модули и инструменты, необходимые для решения её первостепенных задач. В совокупности же, используя все доступные модули, в электронный вид переводятся:

• Кадровые документы и их подписание;
• Планирование отпусков сотрудников компании;
• Оформление заявлений, к примеру 2-НДФЛ;
• Согласование командировок.

Давайте более детально рассмотри каждое решение.

Directum HR Pro. Процессы 1.3

Решение «Directum HR Pro. Процессы» сочетает в себе функциональность решений «HR-процессы» и «Легкий кадровый ЭДО». Функционал ранее выпущенных решений Directum RX теперь доступен в модулях:

• «Отпуска». Ранее организовывать и планировать отпуск можно было только в интерфейсе Directum RX. Теперь это возможно и в личном кабинете;
• «Кадровый ЭДО». Теперь в модуле доступно оформление заявлений через личный кабинет, дополнительно к имеющемуся ранее функционалу по работе с кадровыми документами.

Была проведена оптимизация структуры решения, что упростило его установку и настройку. Помимо этого был расширен спектр задач, решаемых модулем.

Кадровый ЭДО

Модуль помогает организовать работу с большим списком кадровых документов: это приказы, заявления от сотрудников, локально нормативные акты (ЛНА) и др. Изначально кадровые документы формируются в Directum HR Pro, а в дальнейшем сотрудники компании могут с ними ознакомиться и подписать в личном кабинете электронной подписью УНЭП. Если контролирующие органы затребуют документы на проверку, система позволяет их быстро выгрузить.

Давайте теперь рассмотрим какие новинки появились в модуле.

Работа с заявлениями. В личном кабинете теперь можно создать заявления, приложить сопроводительные документы и отправить весь прикреплённый пакет документов на согласование. Также в личном кабинете можно следить за статусом работ по отправленным заявлениям:

В решение были добавлены шаблоны заявлений. Теперь данные, при заполнении формы, автоматически добавляются в созданный документ Directum RX. Добавлена возможность создания своего собственного шаблона на основе имеющегося:

Для каждого вида заявления администратор системы настраивает свой маршрут согласования. В настройках маршрута указывается кому заявление отправится на согласование и на исполнение:

Автоматическая конвертация. Кадровые документы автоматически преобразуются в формат PDF/A-1a после отправки их на подписание. Кадровому специалисту больше нет нужды тратить на это время, если документы должны быть отправлены на портал «Работа в России»:

Отпуска

В личном кабинете появилась возможность планировать отпуск сотрудников так же, как это было в Directum HR Pro. Работать с решением можно как с компьютера, так и со смартфона. Возможности решения позволяют:

• Спланировать отпуск;
• Оформить заявление на отгул;
• Перенести дату отпуска;
• Просмотреть ранее спланированный отпуск.

Интерфейс решения интуитивно понятен и в нём не составит большого труда разобраться.

Directum HR Pro. Личный кабинет 1.2

Обновлённый «Личный кабинет» существенно облегчает работу сотрудникам, использующим его для подписания кадровых документов и ознакомления с ними. А также сотрудникам отдела кадров и прикладным администраторам системы Directum RX.

В личном кабинете можно работать с модулями «Кадровый ЭДО» и «Отпуска».

Просмотр документов. В новой версии личного кабинета ознакомиться с документом можно в окне предпросмотра. Больше не надо скачивать документ на устройство для того, чтобы его прочитать:

Подключение к личному кабинету. Отправить сотруднику приглашение на подключение к личному кабинету или отключить от него теперь можно нажав на соответствующую кнопку на панели действий в карточке сотрудника. В зависимости от статуса приглашения, кнопка будет иметь разное отображение:

Кроме этого, в карточке сотрудника теперь имеются поля, помогающие отследить статус приглашения и указать мобильный телефон работника. Это обеспечивает его привязку к приложению. Если у работника изменится номер телефона, его не составит труда обновить в его карточке.

Изменение архитектуры. В новой версии добавлена возможность предпросмотра документов и работа с уведомлениями. Такое решение позволяет увеличить отказоустойчивость системы и экономить ресурсы при масштабировании за счёт того, что каждый сервис отвечает за свою узкоспециализированную задачу.

Directum. Сервис облачного подписания

Directum имеет свой собственный удостоверяющий центр. «Сервис облачного подписания». Этот сервис выпускает усиленные неквалифицированные электронные подписи (УНЭП), которыми сотрудники подписывают документы в личном кабинете, обеспечивая их юридическую значимость.

Обновлённый сервис предоставляет:

• Выпуск УНЭП в цифре. Получение подписи происходит удалённо. Не требуется лично посещать удостоверяющий центр и собирать пакет документов;
• Безопасное подписание. Специалист отдела кадров проверяет принадлежность подписи сотруднику. Для подтверждения подписи сотрудник вводит код из SMS-сообщения;
• Выбор провайдера. Компания может самостоятельно определиться с провайдером, доставляющим SMS-коды для подписания. Сотрудники компании при этом получат сообщения от провайдера, где отправителем значится название организации.

Если у сотрудника сменилось ФИО или он устроился на должность уволившегося сотрудника, компании не нужно приобретать новую подпись УНЭП. Сервис облачного подписания обеспечивает конкурентное использование электронных подписей и будет достаточно выпустить новую взамен старой бесплатно.

Directum HR Pro. Коннектор к 1С

Решение обеспечивает взаимодействие между системами «1С: Зарплата и управление персоналом» (1С: ЗУП) и Directum RX.

За синхронизацию отвечает специальный фоновый процесс. Для этого не требуется ни ручной обработки, ни работы с Excel-файлами..

Взаимодействие между системами включает в себя проверку заполнения передаваемых данных. Если в карточке сотрудника отсутствует часть информации (должность, номер телефона и т. д.), то система Directum RX автоматически сформирует ответственному сотруднику задачу для корректировки данных в 1С, а также приложит отчёт с данными, требующими внимания и корректировки.

Заключение

При переводе кадровых процессов и документов в цифровую плоскость, компания сама может определиться со способом перехода, выбирая только кадровый документооборот или полный спектр возможностей Directum HR Pro:

• Гибкость выбора. Организация самостоятельно выбирает набор необходимых модулей для решения своих задач;
• Привлечение всех сотрудников компании в работу с кадровыми процессам через личный кабинет, что ускоряет их обработку;
• Юридическая значимость. Обеспечение юридической значимости кадровых документов;
• Облачное подписание. Доступно для всех сотрудников компании, не требует посещения удостоверяющих центров, не требует установки дополнительного программного обеспечения.