Работа с документами. Безопасно и удобно

Строгий доступ

В версии Directum RX 4.5 появилась функция защиты конфиденциальных документов «Строгий доступ». Документ, для которого настроен «Строгий доступ», становится недоступен не только замещающим, но и аудиторам и даже администраторам системы, если на этот документ у них отсутствуют явные права.

Чтобы включить «Строгий доступ» в карточке документа на панели «Управление доступом» надо нажать на кнопку . Кнопка изменит свой вид на , а также рядом с номером ИД документа появится значок . Чтобы «Строгий доступ» стал доступен для использования, его предварительно нужно настроить:

Напоминаем, что в версии 4.4 была добавлена возможность шифровать документы. Шифрование документов доступно как в локальной поставке, так и в облачной. Исключением является только публичное облако. Строгий доступ и шифрование можно использовать по отдельности, но чтобы обеспечить высокий уровень конфиденциальности и защиты данных, их лучше использовать одновременно. Если для документа настроены обе опции, то отображение кнопки выглядит следующим образом:

Документооборот

Этап согласования. Отображение имени

Для удобства отслеживания хода согласования в карточке задания во вкладке «Регламент» теперь вместо типа этапа отображается его имя:

Шаблоны документов

Автозаполняемые поля в шаблонах исходящих и сопроводительных писем теперь отображаются следующим образом:

• Адресат. Если в карточке адресата не указана персона, но указано полное ФИО в одноимённом поле, то в тексте письма ФИО адресата будет отображаться в формате «Фамилия И. О.» со склонением в дательном падеже;
• Вступительное обращение к адресату. В шаблоны исходящих писем добавлены параметры «Обращение» и «Имя Отчество адресата» для ускорения заполнения обращения к адресату;
• Отметка об исполнителе. В отметке об исполнителе теперь указывается полное ФИО сотрудника. Ранее отображались только фамилия и инициалы.

Другие нововведения

В версии Directum RX 4.5 добавлена возможность отправлять поручения от имени сотрудника, подписавшего документ. Сделать это можно даже не являясь его помощником, ассистентом или замещающим.

Если сотрудник готовит и отправляет поручения от имени своего руководителя из карточки документа, минуя согласования по регламенту, администратору необходимо установить новый флажок в справочнике «Ассистенты руководителей»:

Изменения произошли и в настройках правил согласования документов. В новой версии доступны для создания правила согласования с одинаковыми критериями.

Машиночитаемая доверенность

В версии Directum RX 4.5 добавлена возможность работы с машиночитаемыми доверенностями в соответствии с изменениями в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Начиная с 01.01.2023 года сертификаты для подписания документов организации будут следующих видов:

• Сертификат руководителя компании, в котором буду указаны данные о юридическом лице;
• Сертификат сотрудника компании, в котором будут указаны данные физического лица (ФИО, ИНН и т. д.). В сертификате сотрудника не будут указаны данные организации.

Чтобы подтвердить полномочия сотрудника при подписании документов электронной подписью выпускается машиночитаемая или электронная доверенность.

Новые тип и вид документа

Чтобы в системе была возможность работать с машиночитаемой доверенностью, в новой версии Directum RX были добавлены новые тип и вид документа – «Электронная доверенность». Электронная доверенность состоит из двух элементов: XML-файла и электронной подписи. Для создания в системе Directum RX электронной доверенности необходимо создать карточку доверенности и импортировать файл доверенности:

Настройка прав подписи

Чтобы у сотрудника была возможность подписывать документы организации по доверенности, администратору необходимо создать запись в справочнике «Право подписи» и указать электронную доверенность как основание для подписания документов:

Основание для подписания

Со стороны нашей организации

В карточке документа теперь можно посмотреть на каком основании он был подписан. Для этого добавлено поле «Основание»:

Поле «Основание» доступно во всех карточках документов, которые обычно подписываются сотрудниками организации: договор, дополнительное соглашение, доверенность и т. д.

Поле «Основание» по умолчанию скрыто в документах, которые нечасто используют в межкорпоративном документообороте. К таким документам относятся приказы, распоряжения и другие внутренние документы. В случает необходимости поле «Основание» можно отобразить в карточке документа:

Со стороны контрагента

В версии Directum RX 4.5, в карточке справочника «Контакты», добавлено поле «Основание подписания». В этом поле указывается основание для подписания документов со стороны контрагента. Поле «Основание подписания» достаточно заполнить один раз и его значение автоматически проставится в поле «Основание» во всех карточках документов, где фигурирует контактное лицо контрагента:

Кроме того, были доработаны шаблоны и параметры документов:

• Для шаблонов документов с типом «Акт выполненных работ» и «Договор» добавлены параметры «Продавец: Основание», «Покупатель: Основание»;
• Для шаблонов документов с типом «Доверенность» добавлен параметр «Основание подписания».

В документах, созданных на основе шаблонов, где используются эти параметры, данные об основании автоматически подставляются в текст документа из его карточки.

Межкорпоративный документооборот

Возможность использования машиночитаемых доверенностей добавлена и для межкорпоративного документооборота.

Подпись контрагента. При поступлении в организацию формализованного документа теперь можно проверить кем и на каком основании он был подписан. Это можно сделать в карточке документа со стороны контрагента, используя поля «Подписал» и «Основание».

Форма заполнения титулов покупателя и продавца. В новой версии Directum RX в качестве основания при заполнении титулов указывается «Право подписи» сотрудника с наивысшим приоритетом. Данное заполнение происходит автоматически, но при необходимости значение можно изменить вручную:

Для администратора. После подписания контрагентом документа, информация об электронной доверенности записывается в базу данных в свойство «UnsignedAdditionalInfo» таблицы «Sungеro_Core_Sign». В том случае когда служебные документы подписываются электронной доверенностью, её регистрационный номер записывается в справочник «Сведения о документе обмена». Для этого предусмотрены новые поля:

Отчёт «Протокол электронного обмена» и лист согласования.

Теперь в отчёте «Протокол эл. обмена» для электронных подписей показывается наименование организации-отправителя или организации-получателя. Эти наименования забираются из справочника «Сведение о документе обмена»:

В листе согласования документов для электронных подписей контрагента название организации-контрагента также берётся из справочника «Сведения о документе обмена»:

Списки и поиск

Фильтрация списка по фрагменту. Поиск документа и раньше можно было проводить по определённому значению фрагмента, но только с его начала. Теперь поиск проводится по любому фрагменту. Например, номер документа имеет вид «ВХод/232456.2022/П». И если ранее его можно было найти, зная начало номера (Вход/…), то теперь можно найти, используя только числовое значение.

Точное количество записей. Раньше если количество записей в списке превышало 1000, то система отображала количество записей в формате «999+» и невозможно было узнать точное количество документов, что было очень неудобно. В новой версии отображение формата записей по-прежнему осталось «999+», но теперь при нажатии на количество записей система показывает их точное значение:

Релевантность в результате поиска. Когда поиск ведётся по критерию «Текст», система показывает результат с новым столбцом «Релевантность». Чем выше объект удовлетворяет критерию поиска, тем выше релевантность:

Спасибо за внимание и интерес к продукции Directum.