Долговременный архив для Directum RX

Решение Directum RX «Долговременный архив» предназначено для хранения и обеспечения юридической значимости документов на срок до 75 лет.  Хранение документов проводится в соответствии со всеми правилами архивного делопроизводства.

В обновлённой версии решения работать стало ещё удобнее:

  • Был добавлен регламент передачи бумажных дел в архив на хранение;
  • У архивиста появилась возможность формировать сводные описи, проводить распределение архивных дел по описям, а также создавать учётные документы архива;
  • Сотрудники организации могут получить временный доступ к документам, находящимся в архиве, а также направлять запросы в архив, чтобы получить справки и выписки.

Передача бумажных дел в архив

Чтобы передать бумажные дела в архив, делопроизводителю нужно подготовить сдаточные описи и согласовать их с архивистом. Прошлая версия решения долговременного архива была приспособлена для работы с электронными документами и не учитывала особенности бумажных дел. Для исправления этой ситуации был разработан специальный регламент с дополнительными заданиями:

Делопроизводитель передаёт бумажные дела в рамках выполнения задания по регламенту, что позволяет точно зафиксировать перемещение бумажных документов в архив.

Скан-копии документов, занесённых в систему, выгружаются в контейнеры для хранения в архиве. Важно понимать, что такие скан-копии не обладают юридической значимостью, в отличие от бумажных экземпляров.

Учётные документы архива и сводные описи

В обновлённом решении долговременного архива теперь можно создавать сводные описи и добавлять в них дела:

Действуя в соответствии со стандартами и правилами работы архивов, архивист создаёт годовые разделы сводной описи, после чего согласует их с экспертной комиссией. Далее годовой раздел утверждает руководитель организации:

Когда годовой раздел будет, создан ему необходимо присвоить номер дела в описи. Дела при этом упорядочиваются по индексам в соответствии с номенклатурой дел.

Решение «Долговременный архив» позволяет формировать не только годовые разделы, но также и другие документы: реестр сводных описей, лист фонда и список фондов архива.

Запрос в архив

Бывают случаи, когда сотруднику организации требуется получить некоторую информацию из документа, который ранее был передан в архив. Решение «Долговременный архив» позволяет это сделать с помощью запроса к архивисту:

В карточке задания на предоставление архивного документа автоматически создаётся папка. В эту папку архивист может переложить весь необходимый по запросу комплект документов. Далее архивист создаёт черновик запрашиваемого документа по кнопке на панели действия задания:

Архивист дорабатывает документ, если это требуется, и выполняет задание, нажав на кнопку «Выполнить».

Если же сотруднику необходим доступ непосредственно к самому архивному документу, то ему может быть предоставлен временный доступ так же по запросу:

Для выполнения задания архивист собирает комплект необходимых документов и выдаёт сотруднику временные права в соответствии с запрашиваемым сроком. Доступ к документу будет автоматически аннулирован по его истечению.

Контакты

Тел: 8 925 075 8765

Почта: pk@gbc-team.com

Адрес: Россия, г. Москва 115230, 1-й Нагатинский проезд, 14

Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами.

Как нас найти

Согласие на обработку персональных данных

Пользователь, отправляя информацию при помощи формы обратной связи на интернет-сайте http://tester.perchatki-perm.ru/index.html (далее — Сайт), обязуется принять настоящее Согласие на обработку персональных данных (далее — Согласие). Принятием (акцептом) оферты Согласия является установка флажка «Нажимая кнопку отправить вы соглашаетесь с обработкой персональных данных», либо факт отправки формы обратной связи. Пользователь дает свое согласие ООО «ДЖИ БИ СИ ТИМ» (далее - Оператор), которому принадлежит права использования Сайта и который расположен по адресу: 123 290, Россия, Москва, Шелепихинская набережная, д. 34, корп. 1, этаж 23 помещ. 283А, на обработку своих персональных данных со следующими условиями:

  1. Данное Согласие дается на обработку персональных данных, как без использования средств автоматизации, так и с их использованием.
  2. Согласие дается на обработку следующих моих персональных данных:
    • персональные данные, не являющиеся специальными или биометрическими;
    • фамилия, имя, отчество;
    • номера контактных телефонов;
    • адрес электронной почты.
  3. Цель обработки персональных данных: обеспечение обратной связи Оператора с заинтересованными в ней организациями и их представителями.
  4. Основанием для обработки персональных данных являются: ст. 24 Конституции Российской Федерации; ст. 6 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных»; Свидетельство о государственной регистрации, Устав Оператора; иные федеральные законы и нормативно-правовые акты.
  5. В ходе обработки с персональными данными могут быть совершены следующие действия: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
  6. Передача персональных данных третьим лицам осуществляется на основании законодательства Российской Федерации, договора с участием субъекта персональных данных или с согласия субъекта персональных данных.
  7. Персональные данные обрабатываются до ликвидации Оператора. Также обработка персональных данных может быть прекращена по запросу субъекта персональных данных.
  8. Согласие может быть отозвано субъектом персональных данных или его представителем путем направления письменного заявления в адрес Оператора или его представителя.
  9. В случае отзыва субъектом персональных данных или его представителем согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2–11 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г.
  10. Настоящее согласие действует все время до момента прекращения обработки персональных данных, указанных в п. 8 и п. 9 данного Согласия.

оставить заявку

Спасибо за заявку!

В ближайшее время с вами свяжется наш консультант.