Даже небольшая компания сталкивается с ежедневным потоком входящей корреспонденции, которую надо зарегистрировать в системе. В среднем на занесении одного документа сотруднику требуется около 5 минут. То есть за рабочий день сотрудник канцелярии сможет обработать 96 документов, и это без учёта неизбежных перерывов на чай и перекуров с коллегами. А если этот поток больше в два, в три или десять раз? Нанимать целый отдел делопроизводителей только ради регистрации и оцифровки документов?

Решить эту проблему призван облачный сервис 100%-го распознавания документов в составе Directum Ario One. Сервису не нужен отпуск, перерыв и он никогда не устанет от однотипной работы, продолжая выполнять возложенную на него задачу с точностью хирурга. Переложите на него всю скучную и рутинную работу, пока ваши сотрудники будут заниматься более приоритетными задачами.

В чём заключается работа сервиса?

1. Сотрудник компании заказчика сканирует поступившие документы и заносит их в корпоративную систему. И всё. На этом его участие в обработке входящей корреспонденции заканчивается;
2. Документы автоматически отправляются из корпоративной системы в сервис 100%-го распознавания Directum Ario One. Подобный обмен данными возможен с ERP, CRM, ECM и BPM-системами через интеграционный API;
3. Облачный сервис распознавания:
   
   Обрабатывает документы с помощью интеллектуальных инструментов Directum Ario. Инструменты распознают текст, извлекают из него содержимое и проводят классификацию документов. Например, в таких документах как УПД или товарная накладная требуется распознать не только основные реквизиты (ИНН, КПП, номер и дату документа), но и информацию о перечне товаров (количество, код, наименование). Сервис извлекает данные из всех таблиц, в том числе с номенклатурой товара;
   
   Обработанная интеллектуальными инструментами информация формируется и отправляется на проверку верификаторам;
   
   Верификаторы проверяют выполненную сервисом работу;
   
   
4. Интеграционными механизмами обработанные и верифицированные данные отправляются обратно в корпоративную систему компании.

Также имеется возможность интегрировать сервис распознавания с системой DIrectum RX. Чтобы это сделать нужно провести ряд несложных настроек в самой системе Directum RX. Схема обработки документов следующая: документы перемещаются из настроенной папки или почтового ящика в сервис на обработку; далее обработанные и распознанные документы снова перемещаются в систему Directum RX. На основании полученных данных заполняются поля карточек документов.

Взаимодействие сервиса распознавания и Directum RX необходимо настроить с обеих сторон процесса. Для этого администратору системы в настройках интеллектуальной обработки необходимо указать логин и пароль от сервиса 100%-го распознавания и настроить линию захвата документов:

Сервис 100%-го распознавания может обработать документы, написанные как машинным, так и рукописным способом. А также документы, представленные нестандартным видом. Например, договоры с нетипичным составом полей. Администратор сервиса в несколько шагов проведёт дополнительную настройку под индивидуальные требования организации. В дальнейшем сервис уже без подсказок сможет обрабатывать подобные нетиповые документы.

Сервис распознавания развёрнут в облаке по модели SaaS (software as a service), поэтому компаниям не надо тратить дополнительные средства на подготовку мощностей для него и устанавливать на свои серверы. Чтобы сервис работал бесперебойно нужен только браузер и доступ в интернет.

Чтобы вы были уверены в конфиденциальности передаваемых сведений необходимо заключить с верификаторами соглашение о неразглашении информации NDA (Non-Disclosure Agreement).

Подключение сервиса не займёт много времени, в кратчайшие сроки вы получите надёжный инструмент по молниеносной обработке входящих документов.