Согласно Распоряжению Правительства РФ все налоговые взаимодействия между налогоплательщиком и налоговой службой планируются перевести из оффлайн режима в онлайн. Идея правительства заключается в том, чтобы предоставить ФНС удалённый доступ к информационным системам налогоплательщика для изучения первичных документов организации.

Подобное взаимодействие можно организовать двумя способами:

1. Настроить интеграцию информационных систем компании с инструментами налогового органа, но это предполагает полный доступ ко всем документам организации;
2. Настроить взаимодействие через витрину данных. Витрина данных — это некий буфер обмена, куда организация может выгружать только те документы, которые необходимо проверить, либо предоставить налоговой службе прямой доступ к финансовому архиву.

Организация может выбрать любой из предложенных способов взаимодействия, но вне зависимости от выбранного способа, для удобства предоставления данных, конечно лучше создать финансовый архив документов и заложить на это ресурсы:

1. На первичную обработку документов: внесение документов в систему, внутреннее согласование, настройку связей документов друг с другом и предоставление к ним прав доступа;
2. На поддержку актуальности данных: контроль за наличием у документов скан-копий, контроль подписания и возврата от контрагентов;
3. На передачу документов из архива: быстрый поиск документов, подготовку и выгрузку архивов для предоставления налоговым органом на проверку.

Чтобы подготовиться к электронному взаимодействию с ФНС нужно предпринять несколько шагов. Рассмотрим эти шаги, а также инструменты Directum RX для их реализации.

Шаг 1. Определить место хранения

Создать в организации единое место для хранения финансовых документов (договоры, акты, накладные, УПД). В этом поможет модуль «Финансовый архив». Модуль предназначен для централизованного хранения финансовых документов, быстрого поиска документов, выгрузке необходимых документов для налоговых и аудиторских проверок.

В архив можно загрузить:

1. Скан-копии бумажных документов в формате PDF;
2. Электронные документы в формате XML. Данный формат используется при обмене документами с контрагентами через сервисы обмена, и он подходит для предоставления данных налоговой службе.

Доступ к финансовому архиву предоставляется отдельным ответственным сотрудникам, что снижает риск потери или порчи документов.

Шаг 2. Наполнение архива

Для наполнения архива у Directum RX имеется комплекс готовых решений, с помощью которых можно автоматизировать этот процесс:

1. Служба ввода документов отвечает за «подхват» документов из электронной почты или папки сетевого хранилища. Далее документы передаются сервисам Directum Ario для обработки. Сервисы Ario уже имеют настроенные шаблоны для распознавания формализованных финансовых документов, но его также можно настроить для обработки любых форм. После обработки и распознавания документов для них автоматически создаются и заполняются карточки в системе Directum RX. Сотруднику не нужно тратить время на их заполнение вручную;
2. Интеграция с 1С отвечает за синхронизацию данных между двумя системами: по договорам, по дополнительным соглашениям, по контрагентам, по банкам, по банковским реквизитам. Перенести документ из 1С в Directum RX можно по нажатию одной кнопки. При этом перенесённый документ никуда не исчезает и остаётся по-прежнему доступен в 1С;
3. Если для взаимодействия с контрагентами организация использует сервисы электронного обмена СБИС и Диадок, то специальные коннекторы организуют быструю доставку документов из сервисов обмена в систему Directum RX с сохранением их юридической значимости. Юридическая значимость гарантируется квалифицированной электронной подписью.

Шаг 3. Подключаемся к витрине данных

С помощью сервисов интеграции Directum RX возможно настроить обмен не только между несколькими информационными системами, но и использовать их для выгрузки данных на внешние платформы, такие как витрина данных. Компания может использовать свою собственную витрину данных, заполняя её документами для налоговых проверок, или воспользоваться уже имеющимися сервисами.

Такой подход к общению с ФНС существенно сокращает время на проверку документов и делает процедуру более прозрачной. В то же время если при проверке документов будет найдена ошибка или некомплектность, то налоговый инспектор может оформить дозапрос, который будет обработан в системе Directum RX.

Итог

Компания Directum предлагает целый ряд готовых решений, которые помогают сформировать полный электронный финансовый архив для его использования внутри компании, а также для быстрого прохождения налоговых проверок.

В системе Directum RX создаётся единое хранилище для работы с документами.
В результате такой цифровой трансформации:

1. Снижается трудоёмкость для сотрудников при обработке поступающих в организацию документов;
2. Снижаются риски ошибок человеческого фактора, потери или повреждения документов;
3. Уменьшается время на поиск документов, формирования комплекта документов для проверок;
4. Обеспечивается полная юридическая значимость документации.