В этой статье мы познакомим вас с новинками версии Directum RX 4.6. Приятного чтения!

Удобная работа в веб-клиенте

Компактный интерфейс выдачи прав

Иногда права доступа к объекту распределяются между множеством сотрудников. Ранее для проверки доступа, необходимого сотруднику, приходилось использовать полосу прокрутки, что требовало определённого времени. Более того, раньше не было возможности просмотреть список участников группы или роли.

Теперь в новой версии Directum RX 4.6 панель «Управление доступом» была улучшена, и на экране помещается больше записей о правах доступа.

Кроме того, появилась возможность просмотра выданных прав доступа сотрудникам и поиск прав определенного сотрудника с помощью фильтрации записей через строку поиска, что сильно ускоряет работу.

Массовая загрузка приложений

Часто возникает ситуация, когда необходимо прикрепить к документу несколько приложений. В новой версии системы пользователь получил возможность загрузить несколько приложений всего за несколько кликов, используя обновленное диалоговое окно. Помимо этого, размер одного файла больше не ограничен 25 МБ, а общий размер всех файлов может достигать 500 МБ.

Улучшенный механизм сканирования

В новой версии увеличена стабильность сканирования для Windows.

Поддержка настроек из диалогового окна сканера

Настройками сканирования документов теперь можно управлять прямо из диалога сканера. Это особенно пригодится, когда необходимо установить дополнительные параметры сканера, такие как цветовые профили.

Автоопределение настроек сканирования

Автоматическое определение параметров сканирования облегчает работу в тех случаях, когда формат бумаги, разрешение или цвет изображения не удаётся определить вручную. В окне сканирования соответствующие поля становятся недоступными для редактирования, но система определит их автоматически. В итоге документ будет успешно отсканирован.

Удобная работа с папками, списками и задачами

Версия Directum RX 4.6 облегчила отслеживание важных задач, заданий и уведомлений, поскольку они теперь организованы в начале списка. Теперь их можно увидеть в папках «Входящие», «Исходящие», «Недавние задания», «Замещение», а также в папках потока и поиска. Чтобы обеспечить такой порядок отображения, необходимо активировать флажок «Сначала важные» в панели настроек внешнего вида.

Отображение папок потока с непрочитанными заданиями

Ранее сотрудник мог быть не в курсе новых заданий, если папки входящих потоков были свернуты. Теперь папки потока с заданиями, которые не были прочитаны, отображается всегда, даже если свёрнута папка «Входящие».

Признак подзадач в работе в списке заданий

В новой версии Directum RX еще одно удобство — теперь все подзадачи в списке заданий легко отслеживаются. Если такие задания находятся в работе, то рядом со столбцом темы будет отображаться соответствующий значок.

История заданий и подзадач в карточке задачи

В предыдущей версии системы для отслеживания прогресса сотрудникам приходилось анализировать историю каждой подзадачи в переписках. Теперь же все действия, связанные с задачей, сосредоточены в одном месте — в карточке задачи, в которой моментально доступна история всего процесса. Кроме того, подзадачи группируются по темам для более удобного поиска информации.

В системе также были внесены другие улучшения:

• При поиске и создании папок поиска пользователи могут указывать задачи и уведомления по отдельности;
• Появилась возможность группировать списки по типу объекта, что позволяет отслеживать задания, уведомления и задачи на приемку. Например, в папке «Входящие».

Новые настройки для администратора

Перемещение блоков при настройке схемы согласования

Для того чтобы переместить блок в другое место на схеме необходимо было удалить его, затем добавить заново и настроить, что занимало много времени. В новой версии Directum RX стало доступным перетаскивание используемых блоков при редактировании схемы в правиле согласования. А при перемещении условия вместе с ним перемещаются и этапы на ветках.

Склонение в автозаполняемых полях документа

В шаблонах с автоматически заполняемыми полями все слова склонялись по одному и тому же образцу. Это приводило к тому, что фамилия сотрудника могла быть склонена верно, а название подразделения – нет. Однако в новой версии системы можно отдельно настраивать склонения свойств документов.

Новинки из облачного обновления версии 4.5

В версии Directum RX 4.6 появились дополнительные функции, которые ранее были доступны только в облачной версии 4.5. Например:

• При настройке этапов согласования можно добавлять инструкции к заданию, указывать порядок работы, давать подсказки по заполнению карточки или ссылки на регламенты компании;
• В версии 4.6 улучшен процесс массового назначения прав на документы, созданные ранее;
• Если система установлена локально или в частном облаке, то администратор может отключить дополнительные языки интерфейса, оставив только основной язык.

Оптимизация работы системы

В последней версии Directum RX была улучшена работа системы:

• Увеличена скорость обработки документов, поступающих из сервиса обмена;
• Ускорено формирование печатных форм для формализованных документов, поступающих через сервисы обмена;
• Повышена скорость исторической загрузки данных из сервиса обмена;
• Теперь система готова к работе с 50 000 пользователей одновременно.

Быстрая обработка документов из сервиса обмена

В облачном обновлении Directum RX 4.5 был увеличен поток документов, получаемых из сервиса обмена, и увеличена скорость их обработки.

Тем не менее, после обновления до версии 4.6, эти показатели еще более усовершенствовались. В результате тестирования было подтверждено, что на сервере с характеристиками CPU — 6 ядер, ОЗУ — 8 Гб, SSD — 100 Гб и двумя развернутыми сервисами Worker, каждый из которых запускает 6 параллельных потоков, средняя скорость обработки составляет:

• 2700–4800 документов в час;
• 64000–115000 документов в сутки.

Обновление печатной формы документов

Формализованные документы, отправленные из Directum RX или полученные из сервиса обмена, необходимо определённым образом обработать. Для этого всегда готовится титул покупателя или продавца, после чего документы подписываются и отправляются контрагенту. При этом каждое действие требует создания документа в печатной форме в формате PDF.

В новой версии Directum RX 4.6 печатная форма документа обновляется значительно быстрее, благодаря внесенным изменениям. Теперь конвертация проходит в несколько параллельных потоков на сервисе асинхронных событий, что позволяет обработать больший объем документов за один раз.

Загрузка исторических данных из сервиса обмена

При приобретении Directum RX, может понадобиться перенести исторические документы из сервиса обмена в систему документооборота. Ранее это можно было сделать только обновлением таблиц в базе данных, что затрудняло отправку и прием новых документов. Но теперь в новой версии процесс загрузки оптимизирован.

Простая инициация загрузки

Для получения исторических данных администратору потребуется только создать сессию для определенного абонентского ящика в нашей организации. Для этого в утилите RxCmd нужно ввести команду, указав идентификатор ящика и период загрузки.

Быстрая загрузка данных из сервиса обмена

Был добавлен новый фоновый процесс «Получение исторических сообщений» для загрузки исторических данных с сервиса обмена. Он работает аналогично процессу «Электронный обмен. Получение сообщений», но имеет несколько отличительных особенностей. Например, он хранит в очереди максимум 10 000 сообщений для каждого абонентского ящика, что гарантирует защиту системы от перегрузок.

Для обработки сообщений используется сервис асинхронных событий, который позволяет загружать исторические данные быстрее с помощью нескольких параллельных потоков. Скорость загрузки сопоставима со скоростью загрузки новых документов.

Мониторинг состояния загрузки

С использованием команд утилиты RxCmd администратор имеет возможность проверять статус исторической загрузки для всех активных сессий или для определенного абонентского ящика. Кроме того, утилита демонстрирует количество документов, загруженных в систему, количество сообщений, находящихся в очереди на обработку, а также количество документов, не загруженных в систему из-за возникших ошибок.

Поддержка изменений сервисов обмена

В версии 4.6 были внесены изменения в работе сервисов обмена и выполнена синхронизация ссылок на электронные (машиночитаемые) доверенности.

Новые служебные документы

Согласно приказу ФНС РФ от 08.07.2022 № 636, начиная с 2023 года операторы ЭДО обязаны передавать в Федеральную налоговую службу документы, содержащие данные о прослеживаемых товарах. Для этой цели в сервисах Диадок и СБИС были введены новые служебные документы. Теперь Directum RX поддерживает возможность их загрузки.

При формировании отчёта «Протокол эл. обмена» можно посмотреть в какой момент создаются новые служебные документы.

Синхронизация ссылок на электронные доверенности

В прошлом для получения любой электронной доверенности всегда формировалась ссылка на сайт https://m4d.nalog.gov.ru/. Для просмотра текста документа контрагенту необходимо было перейти по указанной ссылке на сайт и потом открыть сам документ.

В настоящее время система Directum RX формирует ссылки на электронные доверенности по-другому. Если документ подписан с помощью электронной доверенности, которая уже находится в СБИС, и информация о ней синхронизирована в Directum RX, тогда создается ссылка в формате сервиса. При нажатии на такую ссылку на странице обмена документами сразу же отображается печатная форма документа.

Изменения в решениях

В мобильных приложениях Solo 2.16 и Jazz 2.5 появились новые функции, которые обеспечивают еще большее удобство для пользователей:

• На главном экране приложения, рядом с фотографией пользователя, теперь отображается информация о статусе обновления;
• Можно выбрать что отображать в папке «Входящие». Только уведомления, только задания, или и то и другое.

Новинки не обошли стороной и администраторов. Теперь они могут настроить индивидуальный список папок для каждого сотрудника для отображения в Solo и Jazz.

А еще решение Agile-доски 1.7 было адаптировано для работы с Directum RX 4.6.

Directum RX — это полностью российская, независимая от зарубежных технологий, система, включенная в Единый реестр отечественного программного обеспечения. Используя только российское и свободное программное обеспечение, можно установить Directum RX и полноценно в нём работать. Сейчас это как никогда актуально и является дополнительным поводом для перехода на современную систему электронного документооборота.

Рассмотрим подробнее какие возможности импортонезависимости предлагает нам Directum RX.

Интеграция с внешними системами

С помощью готовых решений Directum RX возможно взаимодействовать со следующими российскими системами:

• Интеграция с МЭДО. Взаимодействие происходит между Directum RX и всеми участниками МЭДО – межведомственным электронным документооборотом;
• Интеграция с ССТУ. Обеспечивает автоматическую публикацию обращений граждан на сайт ССТУ – сетевого справочного телефонного узла. Происходит это в соответствии с действующими нормами законодательства Российской Федерации. Выгрузка информации доступна в один клик или по расписанию;
• Коннектор к 1С. Коннектор входит в состав модуля, обеспечивающего управление кадровыми документами (КЭДО), и позволяет синхронизировать данные об организационной структуре предприятия и документах между системами 1С: ЗУП и Directum RX;
• Интеграция с 1С. Решение обеспечивает синхронизацию данных контрагентов, договоров, дополнительных соглашениях и т. д. При изменении данных в одной системе, данные автоматически изменяются и в другой системе.

Помимо прочего, с помощью службы интеграции можно объединить Directum RX с любой системой: ERP, MDM, CRM и т. д. К примеру, внешняя система отправляет запрос на поиск, получение и использование документа в Directum RX. Чтобы выполнить эти операции, служба интеграции получает HTTP-запросы из внешней системы по веб-протоколу OData. Ответ преобразуется в формат JSON и передается обратно во внешнюю систему.

Все продукты Directum включены в Единый отечественный реестр программного обеспечения. А также система Directum RX соответствует требованиям ФСТЭК Российской Федерации. Вся инфраструктура компании — офисы, центры развития и поддержки находятся на территории России. А владельцами компании являются резиденты Российской Федерации.

Переходя на современную систему документооборота Directum RX, вы не только получаете все её возможности, но и обретаете независимость от зарубежного софта.

Работа серверной части Linux

В свободной операционной системе Linux может работать не только веб-клиент Directum RX, но и все его серверные компоненты. Российские дистрибутивы Linux: Альт Сервер и Astra Linux так же поддерживаются.

Чтобы развернуть базу данных Directum RX в Linux, воспользуйтесь свободной СУБД PostgreSQL или российской СУБД Postgres Pro на основе PostgreSQL.

Если требуется перейти с Directum на Directum RX, то это можно сделать перенеся свою базу данных с Microsoft SQL Server в PostgreSQL или Postgres Pro. Если присутствует заказная разработка с SQL-запросами, то синтаксис запросов необходимо проанализировать и адаптировать к PostgreSQL при необходимости. При этом к официальной документации СУБД прилагается вся необходимая для этого информация.

Клиентские приложения и подписание

Работать в системе Directum RX можно в браузерах:

• Яндекс.Браузер;
• Спутник;
• Chromium-gost.

Также Directum RX поддерживает работу со следующим свободным и российским программным обеспечением:

• МойОфис;
• Р7-Офис;
• LibreOffice.

Документы в системе можно подписывать электронной подписью. Это может быть как облачная электронная подпись, так и усовершенствованная (УКЭП). Данный функционал настраивает администратор системы с помощью продуктов КриптоПро.

После настройки сотрудники компании получают возможность подписывать документы сертификатами ГОСТ. Сертификат ЭП можно хранить, используя токены Рутокен или JaCarta, а безопасность подписания обеспечивают средства криптозащиты КриптоПро и VipNet.

Работа с документами. Безопасно и удобно

Строгий доступ

В версии Directum RX 4.5 появилась функция защиты конфиденциальных документов «Строгий доступ». Документ, для которого настроен «Строгий доступ», становится недоступен не только замещающим, но и аудиторам и даже администраторам системы, если на этот документ у них отсутствуют явные права.

Чтобы включить «Строгий доступ» в карточке документа на панели «Управление доступом» надо нажать на кнопку . Кнопка изменит свой вид на , а также рядом с номером ИД документа появится значок . Чтобы «Строгий доступ» стал доступен для использования, его предварительно нужно настроить:

Напоминаем, что в версии 4.4 была добавлена возможность шифровать документы. Шифрование документов доступно как в локальной поставке, так и в облачной. Исключением является только публичное облако. Строгий доступ и шифрование можно использовать по отдельности, но чтобы обеспечить высокий уровень конфиденциальности и защиты данных, их лучше использовать одновременно. Если для документа настроены обе опции, то отображение кнопки выглядит следующим образом:

Документооборот

Этап согласования. Отображение имени

Для удобства отслеживания хода согласования в карточке задания во вкладке «Регламент» теперь вместо типа этапа отображается его имя:

Шаблоны документов

Автозаполняемые поля в шаблонах исходящих и сопроводительных писем теперь отображаются следующим образом:

• Адресат. Если в карточке адресата не указана персона, но указано полное ФИО в одноимённом поле, то в тексте письма ФИО адресата будет отображаться в формате «Фамилия И. О.» со склонением в дательном падеже;
• Вступительное обращение к адресату. В шаблоны исходящих писем добавлены параметры «Обращение» и «Имя Отчество адресата» для ускорения заполнения обращения к адресату;
• Отметка об исполнителе. В отметке об исполнителе теперь указывается полное ФИО сотрудника. Ранее отображались только фамилия и инициалы.

Другие нововведения

В версии Directum RX 4.5 добавлена возможность отправлять поручения от имени сотрудника, подписавшего документ. Сделать это можно даже не являясь его помощником, ассистентом или замещающим.

Если сотрудник готовит и отправляет поручения от имени своего руководителя из карточки документа, минуя согласования по регламенту, администратору необходимо установить новый флажок в справочнике «Ассистенты руководителей»:

Изменения произошли и в настройках правил согласования документов. В новой версии доступны для создания правила согласования с одинаковыми критериями.

Машиночитаемая доверенность

В версии Directum RX 4.5 добавлена возможность работы с машиночитаемыми доверенностями в соответствии с изменениями в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Начиная с 01.01.2023 года сертификаты для подписания документов организации будут следующих видов:

• Сертификат руководителя компании, в котором буду указаны данные о юридическом лице;
• Сертификат сотрудника компании, в котором будут указаны данные физического лица (ФИО, ИНН и т. д.). В сертификате сотрудника не будут указаны данные организации.

Чтобы подтвердить полномочия сотрудника при подписании документов электронной подписью выпускается машиночитаемая или электронная доверенность.

Новые тип и вид документа

Чтобы в системе была возможность работать с машиночитаемой доверенностью, в новой версии Directum RX были добавлены новые тип и вид документа – «Электронная доверенность». Электронная доверенность состоит из двух элементов: XML-файла и электронной подписи. Для создания в системе Directum RX электронной доверенности необходимо создать карточку доверенности и импортировать файл доверенности:

Настройка прав подписи

Чтобы у сотрудника была возможность подписывать документы организации по доверенности, администратору необходимо создать запись в справочнике «Право подписи» и указать электронную доверенность как основание для подписания документов:

Основание для подписания

Со стороны нашей организации

В карточке документа теперь можно посмотреть на каком основании он был подписан. Для этого добавлено поле «Основание»:

Поле «Основание» доступно во всех карточках документов, которые обычно подписываются сотрудниками организации: договор, дополнительное соглашение, доверенность и т. д.

Поле «Основание» по умолчанию скрыто в документах, которые нечасто используют в межкорпоративном документообороте. К таким документам относятся приказы, распоряжения и другие внутренние документы. В случает необходимости поле «Основание» можно отобразить в карточке документа:

Со стороны контрагента

В версии Directum RX 4.5, в карточке справочника «Контакты», добавлено поле «Основание подписания». В этом поле указывается основание для подписания документов со стороны контрагента. Поле «Основание подписания» достаточно заполнить один раз и его значение автоматически проставится в поле «Основание» во всех карточках документов, где фигурирует контактное лицо контрагента:

Кроме того, были доработаны шаблоны и параметры документов:

• Для шаблонов документов с типом «Акт выполненных работ» и «Договор» добавлены параметры «Продавец: Основание», «Покупатель: Основание»;
• Для шаблонов документов с типом «Доверенность» добавлен параметр «Основание подписания».

В документах, созданных на основе шаблонов, где используются эти параметры, данные об основании автоматически подставляются в текст документа из его карточки.

Межкорпоративный документооборот

Возможность использования машиночитаемых доверенностей добавлена и для межкорпоративного документооборота.

Подпись контрагента. При поступлении в организацию формализованного документа теперь можно проверить кем и на каком основании он был подписан. Это можно сделать в карточке документа со стороны контрагента, используя поля «Подписал» и «Основание».

Форма заполнения титулов покупателя и продавца. В новой версии Directum RX в качестве основания при заполнении титулов указывается «Право подписи» сотрудника с наивысшим приоритетом. Данное заполнение происходит автоматически, но при необходимости значение можно изменить вручную:

Для администратора. После подписания контрагентом документа, информация об электронной доверенности записывается в базу данных в свойство «UnsignedAdditionalInfo» таблицы «Sungеro_Core_Sign». В том случае когда служебные документы подписываются электронной доверенностью, её регистрационный номер записывается в справочник «Сведения о документе обмена». Для этого предусмотрены новые поля:

Отчёт «Протокол электронного обмена» и лист согласования.

Теперь в отчёте «Протокол эл. обмена» для электронных подписей показывается наименование организации-отправителя или организации-получателя. Эти наименования забираются из справочника «Сведение о документе обмена»:

В листе согласования документов для электронных подписей контрагента название организации-контрагента также берётся из справочника «Сведения о документе обмена»:

Списки и поиск

Фильтрация списка по фрагменту. Поиск документа и раньше можно было проводить по определённому значению фрагмента, но только с его начала. Теперь поиск проводится по любому фрагменту. Например, номер документа имеет вид «ВХод/232456.2022/П». И если ранее его можно было найти, зная начало номера (Вход/…), то теперь можно найти, используя только числовое значение.

Точное количество записей. Раньше если количество записей в списке превышало 1000, то система отображала количество записей в формате «999+» и невозможно было узнать точное количество документов, что было очень неудобно. В новой версии отображение формата записей по-прежнему осталось «999+», но теперь при нажатии на количество записей система показывает их точное значение:

Релевантность в результате поиска. Когда поиск ведётся по критерию «Текст», система показывает результат с новым столбцом «Релевантность». Чем выше объект удовлетворяет критерию поиска, тем выше релевантность:

Спасибо за внимание и интерес к продукции Directum.

Согласно Распоряжению Правительства РФ все налоговые взаимодействия между налогоплательщиком и налоговой службой планируются перевести из оффлайн режима в онлайн. Идея правительства заключается в том, чтобы предоставить ФНС удалённый доступ к информационным системам налогоплательщика для изучения первичных документов организации.

Подобное взаимодействие можно организовать двумя способами:

1. Настроить интеграцию информационных систем компании с инструментами налогового органа, но это предполагает полный доступ ко всем документам организации;
2. Настроить взаимодействие через витрину данных. Витрина данных — это некий буфер обмена, куда организация может выгружать только те документы, которые необходимо проверить, либо предоставить налоговой службе прямой доступ к финансовому архиву.

Организация может выбрать любой из предложенных способов взаимодействия, но вне зависимости от выбранного способа, для удобства предоставления данных, конечно лучше создать финансовый архив документов и заложить на это ресурсы:

1. На первичную обработку документов: внесение документов в систему, внутреннее согласование, настройку связей документов друг с другом и предоставление к ним прав доступа;
2. На поддержку актуальности данных: контроль за наличием у документов скан-копий, контроль подписания и возврата от контрагентов;
3. На передачу документов из архива: быстрый поиск документов, подготовку и выгрузку архивов для предоставления налоговым органом на проверку.

Чтобы подготовиться к электронному взаимодействию с ФНС нужно предпринять несколько шагов. Рассмотрим эти шаги, а также инструменты Directum RX для их реализации.

Шаг 1. Определить место хранения

Создать в организации единое место для хранения финансовых документов (договоры, акты, накладные, УПД). В этом поможет модуль «Финансовый архив». Модуль предназначен для централизованного хранения финансовых документов, быстрого поиска документов, выгрузке необходимых документов для налоговых и аудиторских проверок.

В архив можно загрузить:

1. Скан-копии бумажных документов в формате PDF;
2. Электронные документы в формате XML. Данный формат используется при обмене документами с контрагентами через сервисы обмена, и он подходит для предоставления данных налоговой службе.

Доступ к финансовому архиву предоставляется отдельным ответственным сотрудникам, что снижает риск потери или порчи документов.

Шаг 2. Наполнение архива

Для наполнения архива у Directum RX имеется комплекс готовых решений, с помощью которых можно автоматизировать этот процесс:

1. Служба ввода документов отвечает за «подхват» документов из электронной почты или папки сетевого хранилища. Далее документы передаются сервисам Directum Ario для обработки. Сервисы Ario уже имеют настроенные шаблоны для распознавания формализованных финансовых документов, но его также можно настроить для обработки любых форм. После обработки и распознавания документов для них автоматически создаются и заполняются карточки в системе Directum RX. Сотруднику не нужно тратить время на их заполнение вручную;
2. Интеграция с 1С отвечает за синхронизацию данных между двумя системами: по договорам, по дополнительным соглашениям, по контрагентам, по банкам, по банковским реквизитам. Перенести документ из 1С в Directum RX можно по нажатию одной кнопки. При этом перенесённый документ никуда не исчезает и остаётся по-прежнему доступен в 1С;
3. Если для взаимодействия с контрагентами организация использует сервисы электронного обмена СБИС и Диадок, то специальные коннекторы организуют быструю доставку документов из сервисов обмена в систему Directum RX с сохранением их юридической значимости. Юридическая значимость гарантируется квалифицированной электронной подписью.

Шаг 3. Подключаемся к витрине данных

С помощью сервисов интеграции Directum RX возможно настроить обмен не только между несколькими информационными системами, но и использовать их для выгрузки данных на внешние платформы, такие как витрина данных. Компания может использовать свою собственную витрину данных, заполняя её документами для налоговых проверок, или воспользоваться уже имеющимися сервисами.

Такой подход к общению с ФНС существенно сокращает время на проверку документов и делает процедуру более прозрачной. В то же время если при проверке документов будет найдена ошибка или некомплектность, то налоговый инспектор может оформить дозапрос, который будет обработан в системе Directum RX.

Итог

Компания Directum предлагает целый ряд готовых решений, которые помогают сформировать полный электронный финансовый архив для его использования внутри компании, а также для быстрого прохождения налоговых проверок.

В системе Directum RX создаётся единое хранилище для работы с документами.
В результате такой цифровой трансформации:

1. Снижается трудоёмкость для сотрудников при обработке поступающих в организацию документов;
2. Снижаются риски ошибок человеческого фактора, потери или повреждения документов;
3. Уменьшается время на поиск документов, формирования комплекта документов для проверок;
4. Обеспечивается полная юридическая значимость документации.

Для того, чтобы организовать подписание электронных кадровых документов необходимо:

• Организовать для сотрудников, не работающих в корпоративной системе, доступ к кадровым электронным документам;
• Выдать всем сотрудникам компании электронные подписи (ЭП) и подготовить регламентирующие документы, гарантирующие юридическую значимость подписания документов;
• Организовать обмен документов между корпоративной системой и сотрудниками, не имеющими к ней доступа.

Решение компании Directum «Лёгкий кадровый ЭДО» полностью закрывает обозначенные задачи, и позволяет в кратчайшие сроки перейти к электронному кадровому обороту, полностью отказавшись от подписания документов в бумажной форме.

Удобная организация работы для кадровика

Специалисту отдела кадров достаточно запустить задачу в системе Directum RX, чтобы организовать подписание или ознакомление с документом:

Сотрудникам придёт задача на подписание или ознакомление с документом в электронном виде. Статус работ кадровый специалист может легко отследить в Directum RX. Подписанный документ будет отображаться в системе с отметками ЭП и прикреплённым к нему листом ознакомления.

Лёгкое подписание в электронной форме для сотрудников

Для ознакомления и подписания документа сотрудники компании используют личный кабинет. Это веб-интерфейс решения ЛКЭДО, доступ к которому можно получить с компьютера и мобильных устройств. Для того, чтобы зайти в личный кабинет, сотруднику нужно перейти по ссылке, отправленной ему работодателем. Учётная запись в корпоративной системе компании при этом не требуется:

При первом входе в личный кабинет сотрудники предоставляют своё согласие на участие в электронном кадровом документообороте и выпуск облачного сертификата электронной подписи. С помощью облачных сертификатов гарантируется юридическая значимость подписываемых сотрудниками документов, а их использование полностью соответствуют действующему законодательству Российской Федерации. Облачная электронная подпись не требует USB-токенов, что делает её использование намного удобней. А чтобы сделать облачную ЭП ещё более надёжной — используется двойная аутентификация. При подписании документа ЭП сотруднику придёт СМС, код из которой он должен будет ввести в специальное поле. Аналогичный инструмент используют многие банки.

Бизнес-эффект

Перевод кадровых документов в электронный вид с помощью решения Directum «Лёгкий кадровый ЭДО» обеспечивает:

• Исключение потерь бумажных документов;
• Сокращение нагрузки на кадровые службы минимум в 4 раза;
• Ускорение кадрового документооборота между всеми сотрудниками компании;
• Сокращение операционных расходов, связанных с документами, на 40%.

Завершая статью, хотим отметить, что решение «Лёгкий кадровый ЭДО» легко настроить на взаимодействие с системами: SAP, 1С, БОСС-Кадровик и другими.

Компании Directum и «Актив» подписали сертификат совместимости продуктов о том, что смарт-карты и USB-токены Рутокен компании «Актив» на 100 % совместимы с мобильным приложением Directum Solo на базе операционной системы Android.

Тестовые испытания проводились для следующих устройств Рутокен:

Смарт-карты и USB-токены указанных линеек предоставляют защищённое хранение ключей ЭП, создают ЭП на самом устройстве и являются средствами двухфакторной аутентификации.

Устройства Рутокен являются полнофункциональными аппаратными средствами криптографической защиты информации (СКЗИ), прошедшие сертификацию ФСБ и ФСТЭК. Исключение составляет Рутокен ЭЦП 3.0 Bluetooth. Данное устройство подходит для неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Для осуществления операций не требуется загружать ключ в память компьютера. Некоторые устройства линейки Рутокен ЭЦП 3.0 вдобавок к контактному интерфейсу имеют бесконтактный интерфейс Bluetooth Low Energy или NFC, что обеспечивает подписание документов на планшетах и смартфонах. Помимо прочего устройства Рутокен ЭЦП 3.0 обеспечивают увеличенную производительность файловых и криптографических операций. 

Мобильное приложение Solo было создано специально для руководителей организаций. С его помощью руководитель может ознакомиться с документом, согласовать его и подписать, вынести резолюцию по входящему письму, создать и отправить поручения сотрудникам и проконтролировать их исполнение. Работать в приложении можно со смартфона и планшета на операционной системе Android и IOS.

Раньше для того чтобы была возможность подписывать юридически значимые документы в приложении Directum Solo нужно было устанавливать на мобильное устройство сертификат электронной подписи, или подключать специальный электронный идентификатор первого поколения Рутокен ЭЦП Bluetooth. Теперь, благодаря новой флагманской линейки Рутокен ЭЦП 3.0, подключать активные криптографические токены можно через бесконтактные устройства линейки Рутокен ЭЦП 3.0, использую Bluetooth или канал NFС. Вторым способом является подключение через разъём Type-C.

В заключении хочется добавить, что подписывать документы с помощью Рутокен в Directum Solo не только полностью безопасно, но и очень удобно.

Маркетинговое агентство «РБК Исследование рынков» провело анализ кадровых цифровых продуктов среди ведущих российских поставщиков. Согласно этому исследованию, система КЭДО «Directum HR Pro» заняла уверенную третью позицию.

Исследование проводилось среди 11 российских вендоров по более чем 100 критериям, среди которых были: надёжность, безопасность, удобство работы в системе и качество работы сервисов, наличие интеграции с системой 1С. Во время исследования специалисты агентства изучали системы как самостоятельно, так и с привлечением сотрудников вендора для онлайн-демонстрации.

Интерес к цифровизации кадровой сферы у российских компаний постоянно набирает обороты. Руководители компаний понимают, что внедрение такого продукта, как «Directum HR Pro», может существенно облегчить всю кадровую работу.

Высокая позиция в рейтинге такого уважаемого исследовательского агентства – это определённый знак качества, который даёт мотивацию развивать свой продукт дальше, стремясь к новым вершинам.

Основным же плюсом системы Directum является мультифункциональность. Несмотря на то, что HR Pro КЭДО представлено как отдельное решение, пользователю доступна возможность работы из одного окна и с другими модулями системы. Для юридически значимого электронного документооборота с контрагентами и для кадрового документооборота внутри компании удобнее использовать одну систему. И такое решение может предложить только Directum.

Личный кабинет пользователя

Оформление командировок и авансовых отчетов

В личный кабинет был добавлен раздел «Командировки». С помощью этого раздела можно запросить командировку и провести процедуру оформления авансового отчёта:

Для управления командировками в личном кабинете доступны те же инструменты, что и в веб-клиенте RX:

• Оформление командировок, запрос на покупку билетов, бронирование проживания;
• Изменение, отмена командировок;
• Подписание комплекта документов по командировкам;
• Составление, оформление, изменение, доработка, подписание авансовых отчётов.

Личный кабинет руководителя

Руководителю необходимо подписывать документы в системе как от своего имени, так и от имени организации. К примеру, своё заявление на отпуск руководитель должен подписать от своего имени (высокопоставленный, но всё же сотрудник компании). А уже график отпусков – как руководитель организации. Теперь подписать документы можно в личном кабинете на компьютере, без необходимости авторизации в веб-клиенте Directum RX. Всё, что необходимо сделать – это выбрать нужный сертификат ЭП:

Для того, чтобы подписывать документы от имени организации необходимо зарегистрировать в системе Directum RX локальный сертификат ЭП.

Изменения в планировании отпусков

В прошлой версии HR Pro, при составлении графика отпусков было необходимо планировать его сразу на весь год. При таком подходе отпуск по заявлению можно было оформить только без сохранения заработной платы. В случаях, когда оплачиваемые отпуска оформлялись по заявлениям – график отпусков и вовсе не составлялся.

Новая версия HR Pro 1.7 позволяет сочетать оба подхода. Теперь в каждом виде отпуска можно задать минимальное количество дней для планирования. Сотрудникам теперь необязательно включать в график все дни своего отпуска, а не указанные в графике дни можно оформить по заявлению.

Помимо прочего теперь для каждого вида отпуска доступны свои настройки. К примеру, для определённого вида отпуска можно указать информацию о необходимости контроля его продолжительности и можно ли его компенсировать:

Синхронизация данных об отпусках с системой 1С: ЗУП

Если в качестве кадровой системы в организации используется «1С: ЗУП», то это не станет помехой для использования «HR Pro. Отпуска». Теперь данные о видах и продолжительности отпусков можно выгрузить из «1С: ЗУП» в «HR Pro Отпуска» нажатием пары кнопок. Синхронизация выполняется при настройке расширения для «1С: ЗУП» и при годовом планировании:

При такой синхронизации во время годового планирования отпусков в «HR Pro» используются данные, загруженные из «1С: ЗУП». А подготовленный в «HR Pro» график отпусков загружается в «1С: ЗУП».

Долговременное хранение документов

Система «HR Pro» позволяет обеспечить юридическую значимость электронных кадровых документов на протяжении всего их срока хранения, что может составить десятки лет. Этого можно добиться, усовершенствовав электронные подписи документов до формата CAdES-A. Данный формат позволяет хранить информацию о действительности электронной подписи на момент подписания. Таким образом проверить подлинность ЭП можно будет спустя долгие годы после подписания.

Усовершенствованные подписи достаточно настроить один раз. За остальные процессы отвечает автоматика. Специальный фоновый процесс в системе Directum RX будет проверять срок действия подписей для каждого документа и проводить процедуру усовершенствования в том случае, если до истечения срока действия сертификата остался 1 год. Если на документе имеются несколько ЭП, то для проверки срока действия используется самая ранняя дата истечения срока действия сертификата.

Администратор системы имеет возможность контролировать усовершенствование подписей благодаря специальному справочнику. Данный справочник позволяет администратору в ручной режиме изменить дату усовершенствования, отменить усовершенствование, исправить возникшие ошибки:

Управление жизненным циклом сертификатов

В версии системы HR Pro 1.7 у администратора системы появилась возможность управлять сертификатами ЭП непосредственно из карточек сотрудников. Среди возможностей управления присутствуют просмотр всех выпущенных для сотрудника сертификатов электронных подписей, возможность отозвать сертификат и инициировать выпуск нового:

Разработчику

Личный кабинет

Новинки для прикладного разработчика:

• С помощью инструмента серверных скриптов (scripts) у разработчика появилась возможность изменять логику услуг в платформе личного кабинете без необходимости создавать для этого функции на стороне прикладной разработки Directum RX;
• С помощью инструмента прикладных диалогов (dialogs) можно получить от пользователя небольшую часть информации. К примеру, в диалоге имеется возможность спросить по какой причине не был подписан документ. Ранее в этой ситуации необходимо было создавать услугу, настраивать для неё нужную форму и алгоритм действий. В новой версии системы необходимость таких настроек отпала;
• С помощью параметра dataSchemeVersion можно указать версию схемы базы данных личного кабинета. Схема базы данных проверяется при установке и обновлении новых решений. Новая команда dbversion утилиты ess используется для того, чтобы определить текущую версию схемы базы данных и исключить несовместимости;
• Добавление кнопок действий в таблицы. Благодаря данным кнопкам пользователь может произвести определённые действия над таблицей, не заходя в карточку. Например, перейти к подписанию документа.

Коннектор к учётным системам

В версии HR Pro 1.7 теперь можно синхронизировать следующие данные об отпусках: запланированные и фактические отпуска сотрудников компании, виды, продолжительность. Чтобы это стало возможным в API были добавлены методы:

• SyncVacationKinds, SyncVacationDurations, SyncVacations для синхронизации из учетной системы в Directum RX;
• GetVacationKinds, GetScheduledVacations для синхронизации из Directum RX в учетную систему.

На этом обзор новинок системы закончен. Спасибо за внимание!

Компания Directum выпустила промежуточное обновление для облачной версии Directum RX, которое можно использовать уже сейчас, и с которым мы вас познакомим в этой статье.

Инструкции в заданиях на согласование по регламенту

Во время настройки этапов согласования появилась возможность добавить инструкцию к выполнению задания. Например, указать регламент действий по выполнению задания, добавить подсказки по заполнению карточек документов или добавить ссылки на внутренние документы компании, необходимые для выполнения этого этапа. Возможность добавить инструкцию существует для всех типов этапов. Исключение составляют этапы работ «Сценарий» и «Уведомление».

Для того, чтобы добавить инструкцию необходимо перейти во вкладку «Инструкция» в карточке этапа. Инструкция будет отображаться во всех регламентах согласования, где используется этап работ, для которого она была написана.

При необходимости сотрудник может скрыть инструкцию, нажав на кнопку . Если сотрудник вновь откроет текущее задание или другие задания, где фигурирует этот этап, то инструкция останется скрытой. Отобразить и вновь скрыть инструкцию по этапу можно, нажав на кнопку . Инструкции отображаются как в веб-версии, так и в мобильных приложениях:

Обработка документов из сервиса обмена

В обновлённой версии Directum RX 4.5 был увеличен входящий поток из сервиса обмена документов и скорость его обработки. Тесты проводились на сервере с параметрами: CPU 6 ядер, ОЗУ 8 Гб, SSD 100 Гб, с двумя развернутыми сервисами Worker. Каждый сервис при этом запускает 6 параллельных потоков. Результаты тестирования показали, что средняя скорость обработки составляет 1600 – 2200 документов в час.

Достигнуть такого результата удалось путём изменения процесса работы фонового процесса «Электронный обмен. Получение сообщений»:

• Теперь из сервиса обмена поступают «лёгкие» сообщения. В таких сообщениях содержатся идентификаторы текущего и основного сообщения и данные для фильтрации. В «лёгких» сообщениях не хранятся документы. Такой подход сокращает количество запросов к сервису обмена;
• До обновления из сервиса обмена Диадок загружалось порядка 100 сообщений за один сеанс работы фонового процесса, а из сервиса обмена СБИС – 50 сообщений. Теперь же по одному абонентскому ящику за один сеанс работы фонового процесса загружаются до 1000 сообщений;
• При обработке каждого «лёгкого» сообщения создаётся «элемент очереди синхронизации сообщений». После чего происходит группировка элементов по идентификатору основного сообщения. Далее для каждой группы запускается асинхронный обработчик. Сообщения обрабатываются в несколько параллельных потоков, что увеличивает скорость обработки сообщений и исключается возникновение конфликтов при обработке одного документа;
• Вся работа выполняется асинхронным обработчиком на сервисе асинхронных событий (Worker). Обработчик загружает полные сообщения, относящиеся к ним документы, а также электронные подписи из сервиса обмена.

Скорость обработки документов и сейчас достаточно высокая, но при необходимости этот параметр можно масштабировать. Если повысить мощность сервера и установить дополнительные экземпляры сервиса Worker, то можно добиться скорости обработки документов в 5 000 документов в час. Такие результаты были получены на сервере с 6 экземплярами Worker, каждый из которых запускал 8 потоков.

Массовое назначение прав доступа на документы

В системе Directum RX существует возможность массово выдать права на документы. Но если количество документов в системе, подходящих под настроенные параметры, достаточно много, то процесс выдачи прав может затянуться на сутки или больше.

В обновлённой версии системы выдача прав также была оптимизирована. Документы, подходящие под настроенные параметры, делятся на пакеты. Для каждого пакета запускается свой асинхронный обработчик, и все они работают параллельно. Таким образом права на документы назначаются быстрее.

Оптимизация работы в системе

Комплексная оптимизация по ускорению работы затронула не только массовое назначение прав и обработку документов из сервиса обмена. Помимо этого, в обновлении:

• В папках потоков «Входящие», «Исходящие», «Избранное» находящиеся в них карточки заданий и объектов теперь открываются быстрее;
• Увеличена скорость работы в мобильных приложениях Jazz и Solo с задачами, в которых имеется 100 и более подзадач. Теперь такие задачи открываются и сохраняются намного быстрее.

Подписание документов в мобильных приложениях

В Directum Solo постоянно расширяется перечень поддерживаемых токенов для подписания. Ранее в Directum Solo 2.15 использовался Рутокен Bluetooth, теперь поддерживаются Рутокен ЭЦП 2.0 и Рутокен ЭЦП 3.0. Данные устройства прошли сертификацию по требованию ФСБ и ФСТЭК и полностью подходят для заказа и получения квалифицированных сертификатов в удостоверяющем центре Федеральной налоговой службы.

Другие новинки

При указании даты для выбора было добавлено новое значение «Сегодня». Данная кнопка будет полезна, если нужно назначить задачу сроком на текущую дату. Так не придётся выбирать конкретную дату из календаря и выбор даты станет проще.

При отмене шифрования или строгого доступа, назначенного на документ, теперь появляется окно с предупреждением, где необходимо подтвердить действие. Простая новинка помогает исключить возможность случайного снятия защиты с документа пользователем с полными правами на него.

В частном облаке появилась настройка, позволяющая оставить только один язык интерфейса системы и скрыть все остальные. Установить данный параметр может администратор системы.

В модели лицензирования Directum RX произошли изменения, которые делают интеллектуальные сервисы доступными для компаний любого размера.

Новая модель лицензирования получила название Directum RX Intelligence и в этой статье мы рассмотрим какие изменения были произведены и в чём заключается её преимущество.

Новый вариант поставки

Directum RX Intelligence — это вариант поставки системы Directum RX, который включает в себя новые возможности использования встроенных в неё интеллектуальных механизмов.

Преимущества Directum RX Intelligence

1 . Безлимитные интеллектуальные инструменты (извлечение реквизитов, сравнение версий документов, создание карточек документов и т.д.);

2 . Бесшовность работы. В отличие от интеграционных решений Directum RX + OCR (машинное зрение), в Directum RX Intelligence на качественно новом уровне обрабатываются и распознаются поступающие документы, автоматически заполняются карточки документов в системе, формируются проекты резолюций, сопоставляются номенклатурные позиции и многое другое;

3 . Гарантия работоспособности. За работоспособность системы документооборота и интеллектуальных сервисов отвечает один поставщик. Это позволяет службе поддержки решать возникающие вопросы в 2-3 раза быстрее, чем при использовании интеграционных решений. Работоспособность гарантируется в рамках инцидентной поддержки;

4 . Трудоёмкость услуг по внедрению системы Directum RX Intelligence значительно ниже, чем при внедрении в систему сторонней интеллектуальной системы;

5 . Развитие интеллектуальных сервисов в коробке Directum RX. Развитие касается как базовых возможностей системы, так и возможностей в рамках конкретных модулей. При обновлении системы вы получаете всю новую функциональность бесплатно, вместе с оформленной подписки;

6 . Лёгкое обновление. Обновление системы проходит просто и без конфликтов между решениями.

Кому подойдёт?

Для компаний любого масштаба из частного и государственного сектора, которые заинтересованы в быстрой и качественной обработке своих документов.

Результат от внедрения

1 . Ускорение процессов документооборота. Технологии искусственного интеллекта (ИИ) работают на всех этапах обработки документов: от регистрации документов до подготовки ответов на них. Если говорить о цифрах, то при внедрении Directum RX Intelligence скорость регистрации документов сокращается на 50-70%.

2 . Ускорение расчётов с поставщиками. Ускоренная обработка ИИ финансовых документов ведёт за собой сокращение времени на оприходование товаров и расчёт с поставщиками;

3 . Сокращение операционных затрат. Рутинные и трудоёмкие операции по обработке документов передаются ИИ, и больше не требуют внимания человека;

4 . Окупаемость инвестиций. Внедряя Directum RX Intelligence, компания сокращает свои расходы на содержание штата. Ведь часть работы по обработке документации и информации берут на себя виртуальные помощники;

5 . Исключение человеческого фактора. Интеллектуальные сервисы исключают ошибки, которые может совершить человек из-за невнимательности или усталости. При этом если ИИ не сможет распознать какой-либо реквизит документа, то он подсветит эту зону, чтобы уже человек смог верифицировать документ.

Функциональные преимущества

Доступно во всех модулях

1 . Безлимитное извлечение текстового слоя из документов;

2 . Безлимитные возможности механизмов классификации:
a) Определение границ документа;
b) Определение вида документа;
c) Определение ответственного.

3 . Безлимитное извлечение реквизитов из документов;

4 . Перекомплектование – перемещение, удаление страниц, корректировка состава комплекта документов;

5 . Фоновая индексация для полнотекстового поиска по документам без текстового слоя. К примеру, скан-копии, не прошедшие предварительной интеллектуальной обработки;

6 . Выявление расхождений при сравнении документов разных форматов;

7 . Занесение документов из Outlook и других почтовых сервисов с классификацией и извлечением фактов.

Возможности в других модулях и решениях

1 . Делопроизводство:
a) Определение вида документов, заполнение карточек входящих документов;
b) Занесение документов из Outlook и других почтовых сервисов с классификацией и извлечением фактов;
c) Разделение комплектов входящей корреспонденции на отдельные документы;
d) Сравнение версий исходящей корреспонденции во время согласования.

2 . Договоры:
a) Определение вида документов, заполнение карточек договоров и дополнительных соглашений;
b) Определение вида документов, заполнение карточек счетов на оплату;
c) Разделение комплектов договорных документов на отдельные документы;
d) Сравнение версий договоров и дополнительных соглашений во время согласования.

3 . Финансовый архив:
a) Определение видов документов, заполнение карточек финансовых документов (УПД, акт выполненных работ, счёт-фактура, товарная накладная);
b) Разделение комплектов финансовых документов на отдельные документы, проверка наличия обязательных документов в комплекте.

4 . Обработка первичных документов (не включено в коробку, поставляется отдельно):
a) Сравнение извлечённых номенклатурных позиций с номенклатурными позициями в системе;
b) Перекрёстные проверки внутри документа и комплекта;
c) Шаблон интеграционного решения с 1С: ERP.

5 . Среда разработки:
a) Создание моделей для извлечения реквизитов из документов в визуальном интерфейсе.

Что с Ario?

Арио продолжает работать, но как самостоятельный сервис отдельно от Directum RX. То есть если вы работаете в Directum RX и хотите пользоваться интеллектуальными возможностями, то вам необходима поставка Intelligence. А если вы используете другую систему электронного документооборота, то вы можете интегрировать в её работу Ario.